商業商用英文－會議備忘錄、筆記、訊息全攻略

在正式的商務場合中，做筆記或是備忘錄是必要的。如果僅依賴記憶力，很容易就會遺漏談話內容，或是忘記交辦事項。一般商務人士會使用PDA或工作日誌來記事，而大部分的業務代表都使用筆記型電腦記事，當然新款手機也都有記事功能。無論使用何種方式，備忘錄或筆記就是要協助你記住一些重要細節，千萬不要僅依靠記憶。勤做筆記可減少在正式場合出錯的機會，這種簡短的資料紀實並無固定格式，可以使用電子裝置所提供的格式，或是筆記本上的記事欄以及隨手貼（post-it）。

本節中將談論備忘錄和筆記的呈現方式以及應答訊息時的英文語句。各位讀者也要隨時記得本節中所提到8個Ws。

 

【Exchange Information】訊息交換：

與商務對象進行往來時，經常需要針對訊息進行詢問與回答，本節即針對這種狀況詳列英文的正確用法。

If you require some information, you could say: 欲知某訊息的問法。

Could you tell me if the meeting will be held on time?

（能否告知會議將準時召開嗎？）

Could you tell me when the new product will be launched?

（能否告知新產品何時推出？）

Could you please tell me how much this MP4 player costs?

（能否告知這台MP4的價格？）

Could you please tell me why this project had been cancelled?

（能否告知該計畫被取消的原因？）

I wonder if you could tell me the procedure of setting this server.

（能否告知設定該伺服器的步驟？）

I’d like to know the final price your company will offer.

（我想知道貴公司可提供的最後價格。）

I’d like some information about your terms and conditions of the contract.

（我想知道貴公司合約的服務條款與細則。）

Have we made progress in this discussion?

（我們在討論中有進展嗎？）

Have we resolved the problems?

（我們解決問題了嗎？）

Have we given you what you were looking for?

（我們已經給了您所尋找的東西了嗎？）

單字解析 launch (v)：推出市場、開始從事 Airspace Corporation launched today a new class of information security products. (Airspace公司今天推出新資訊安全產品系列。) An improved product launch process results in faster time-to-market and time-to-profit. （改進後的產品發表步驟將帶來更快速的上市與獲利時間。） server (n)：伺服器 Cizko may be looking to enter the blade server market this quarter. (Cizko本季可能進入刀鋒伺服器市場。) terms and conditions (ph.)：服務條款與細則 If you are dissatisfied with any Amazing Bandwidth’s terms and conditions, your sole and exclusive remedy is to discontinue using Amazing Bandwidth. (假如您不滿Amazing寬頻的任何服務條款與細則，唯一且全部的作法便是停止使用Amazing寬頻。)

 

 

 

When someone give you some information, you could comment or reply: 針對他人所提供的訊息，回答方式如列。

Oh, I see.

（我懂。）

Thanks for letting me know.

（謝謝讓我知悉。）

Thank you very much for your useful information.

（非常感謝您有用的訊息。）

Your reply is highly appreciated.

（非常感謝您的回覆。）

單字解析 appreciate (v)：感激、感謝、賞識、察覺 We appreciate your long-term support. (我們感謝您長久以來的支持。) It will be highly appreciated if this flyer could be circulated as widely as possible. （若此份廣告傳單可以儘可能地廣泛發行將十分感激。）

 

 

If someone asks you for information, you could reply: 假如他人詢問資訊，你的回答方式如下。

As far as I know, the board meeting is rescheduled on Wednesday.

（就我所知，董事會改到星期三。）

Well, I can tell you that our new desktop PC will be put on the market in the 3^rd quarter.

（嗯，我可以告訴你，我們的新型桌上型電腦將在第三季推出市場。）

I’m afraid I don’t know.＝ I’ve no idea, I’m afraid.

（很抱歉我不清楚。）

I don’t have that information available just now, can I call you back later?

（我現在沒有那方面的訊息，能晚一點在回您的電話嗎？）

I’m not sure. I’ll have to find out. Could I let you know tomorrow?

（我不確定，我必須找出答案。能明日再讓您知道嗎？）

I’m afraid that I cannot tell you that, it’s confidential.

（很抱歉，由於商業機密無法奉告。）

單字解析 confidential (a)：機密的、獲信任的 We needed to find a confidential shredding company that would offer absolute destruction of all sensitive and confidential information. (我們需要找一家信得過的碎紙公司，可以提供將所有敏感與機密文件完全銷毀。)

 

 

If you want to give someone information, you could say: 告知對方訊息的表達方式。

I would like you to know that the last date of promotion was yesterday.

（想讓您知道促銷最後一天是昨日。）

I think you should know that the head of marketing department will join our coming planning session meeting.

（我想你應該知道行銷部主管將参加我們下一次的行動策畫會議。）

Did you know that Commark will end up its dealership in Taiwan?

（您知道康馬克公司將結束在臺灣的代理權？）

單字解析 promotion (n)：促銷、推銷 Sales promotion is an initiative undertaken by an organization to promote an increase in sales. (促銷是組織提增銷售量的方案。) planning session (ph.)：行動策劃 Yearly business planning session is sometimes a time-consuming ordeal. (有時候年度商業行動策劃是一件很費時的折磨。) dealership (n)：代理權、經銷權 Sterling, Inc. is one of the best auto dealership in Taipei Area. (Sterling公司是台北地區最好的汽車經銷之一。)

 

 

If someone hasn’t given you enough information, you could say:欲獲取更多訊息的問法。

Could you tell me some more about the decision-making process?

（能否請您告知更多有關決策過程？）

What can we do to help you manage the risks in this project?

（我們怎麼協助貴公司處理該計劃的風險？）

I would like some more information about the payment terms.

（我想知道更多有關付款條件的訊息。）

I’d also like to know your e-mail address and mobile phone number.

（我也想知道您的電子郵件信箱與手機號碼。）

When can your institution issue this certificate?

（貴機構何時能核發證書？）

How much will it cost when my purchase is over US$ 1,000?

（當我的採購超過一千美元時，該付多少錢？）

Why exactly did the World Trade Center collapse?

（世貿中心倒塌的真正原因是什麼？）

There is something else I’d like to know.

（還有一些事我想知道。）

Can you give me some more details about this shipment?

（能否告知更多此次出貨的詳細？）

單字解析 decision-making (n)：決策 The employees have some voice in decision-making. (員工可表達在決策上的意見。) payment term (ph.)：付款條件 Payment terms can include a discount percent for early payment. (付款條件包涵了提前償還的折扣百分比。) certificate (n)：證書、執照、憑證 Use this calculator to find out how much interest you can earn on a Certificate of Deposit. (使用該計算表來算出你的定存單可賺取多少利息。) purchase (n, v)：購買、獲得 In any transaction, the Sale and Purchase Agreement represents the outcome of key commercial and pricing negotiations. (任何交易，買賣合約代表了主要商業協商與議價結果。) collapse (v)：倒塌、瓦解、崩潰 The collapse of Lehman Brothers sends shock wave around the world. (雷曼兄弟的破產對世界造成衝擊。) 註：雷曼兄弟是美國第四大投資銀行，擁有158年的歷史。 shipment (n)：裝運、裝船 There are only three basic types of shipments: land, air, and sea.（有三種基本的裝運類型：陸路、空運以及海運。）

 

【備忘錄與筆記格式参考範例】

 

 

【Notes 1】

 

 

【Notes 2】

 

 

【Memo】

 

 

當記錄note或memo時，掌握以下的8個W原則，讓內容資訊更充實與完整，而重要的訊息也不至於遺漏。

1. what － 會議或交談的主題與重要內容為何？
2. who － 事件的關鍵決策者或相關人士是誰？
3. where － 事件發生的地點在哪？
4. when － 事件發生的時間何時？
5. why － 找出關鍵決策者的顧慮或事件發生的主要原因。
6. how － 事件發生過程，或是關鍵人物的決策程序。
7. while － 永續經營的槪念：思考一個決策或是訊息的執行或告知，將會對公司或顧客起到的作用。
8. whom － 做這個決策或是訊息告知，將造成公司或顧客的影響為何？

 

 

【練習題】

請依據下列狀況編寫一份備忘錄。

2009年9月24日你出差到德國漢諾威（Hannover）参加Computex，遇到義大利廠商Vespian Computer的採購經理Mr. Lucas Pavaradi，詢問本公司Tiny Notebook的規格與報價，並把此備忘錄寄回台灣，請業務助理Tata Tsai與工程師Willy Tu協助後續事宜。（請自行運用8 Ws。）